À partir du 1er juillet 2024, la réception de factures électroniques sera obligatoire pour les entreprises soumises à la TVA. Pour se préparer à ce changement important, retrouvez dans cet article de quoi il s’agit, les objectifs, les avantages et les règles d’utilisation.
La généralisation de la facture électronique
La facturation électronique doit être perçue comme une occasion d’accélérer la numérisation des processus de travail et d’optimiser les gains de productivité. Cette réforme a pour objectif de raffermir la compétitivité des entreprises, combattre la fraude sur la TVA, permettre la mise à jour des informations sur l’activité des entreprises et faciliter les déclarations de TVA.
Il faut noter que certains secteurs comme l’automobile et la grande distribution se sont déjà lancés dans l’utilisation de facturation électronique. De plus, les entreprises en relation avec le secteur devaient, depuis le 1er janvier 2020, produire des factures électroniques via une application dédiée. Donc, il ne s’agit pas non plus d’une nouveauté.
Quels sont les intérêts pour les entreprises de l’utiliser ?
Malgré l’aspect obligatoire de cette réforme, elle profite aux entreprises puisque :
- Émettre une facture électronique revient moins cher que la version classique en papier ;
- Son utilisation permet de mettre en place une chaîne de facturation automatisée dès l’établissement du devis jusqu’à la validation de la commande. De plus, elle est retraçable.
- Elle diminue les délais de paiement, ce qui améliore les relations avec les clients et fournisseurs ;
- C’est un geste éco-responsable puisque la digitalisation de la facturation évite l’utilisation du papier, dont la production favorise l’émission de gaz à effet de serre ;
- Elle optimise l’accompagnement fiscal des entreprises.
Quelles sont les règles à respecter ?
Comme une facture en version papier, celle électronique doit être authentique, lisible et avoir un contenu honnête.
- Les formats
Le format le plus structuré est l’EDI ou Electronic Data Interchange. Toutefois, il est difficile à émettre à cause de ses nombreux formats existants (ANSI, EDIFACT, etc.) ayant chacun une norme de version. La version PDF de facture en papier peut aussi être utilisée, même s’il ne s’agit pas de la meilleure solution. Enfin, la facture mixte à double face, dont l’une un PDF/A3 lisibleet l’autre une face structurée.
- L’archivage
La méthode d’archivage utilisée pour les factures électroniques doit obligatoirement être authentifiée intègre et intelligible. Elles doivent être stockées dans leur format original, c’est-à-dire celui utilisé lors de leur émission. Avant d’être archivées, elles doivent être scellées et horodatées pour une conservation dans un coffre-fort numérique. C’est l’assurance de pouvoir les retracer en cas de besoin.