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Simplifier la gestion des contrats d’entreprise de votre PME avec un outil dédié

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Lorsque l’entreprise doit produire un volume conséquent de contrats en tous genres, dans le cadre de ses activités notamment, elle doit se donner les moyens de prendre en charge la gestion de ces documents de manière efficace et efficiente. Le recours à des logiciels dédiés comme les outils CLM (contracts lifecycle management) se présente comme la solution à privilégier pour ce faire.

La gestion de contrats : une tâche fastidieuse et délicate

Quel que soit le secteur d’activités dans lequel s’est spécialisée votre PME, une entreprise aura obligatoirement à gérer toutes sortes de contrats (commerciaux, de travail, de collaboration ou de partenariat, de financement, baux, etc.).

Depuis leur création, avec tous les aspects et éléments (techniques, juridiques, administratifs, etc.) à prendre en considération, l’archivage, les contrats peuvent aussi passer entre les mains des différentes parties concernées pendant la négociation et avant sa validation pour signature. Leur cycle de vie demande ainsi une organisation bien rouée et une attention particulière lors des traitements manuels, pour éviter les erreurs et les omissions entre autres incidents qui peuvent faire trainer les choses.

La gestion digitale et ses avantages

Se tourner vers une solution digitale de gestion de contrats des PME constitue la meilleure option si vous voulez optimiser l’organisation du cycle de vie de ces documents essentiels au fonctionnement de votre entreprise.

Il existe aujourd’hui des logiciels CLM dédiés à la taille de ces entreprises et à leurs besoins en gestion de contrats. Le recours à ces outils permettra de simplifier autant que peut se faire la gestion du cycle de vie de ces documents. Suivant les modèles, les fonctionnalités comprennent : l’automatisation du processus de création des contrats (à partir de modèles pré-approuvés et de bibliothèques d’éléments à intégrer), la simplification de la négociation et de l’évolution de cette étape grâce à leur aspect collaboratif qui en facilite l’accès aux différentes parties prenantes, la signature avec le système de signature électronique ainsi que l’archivage ou la recherche dans les archives pour un besoin ultérieur.

Quel logiciel choisir ?

Les logiciels CLM pour la gestion de contrat doivent être choisis en fonction des exigences de votre structure. Vous devrez notamment tenir compte de la variété de documents à produire et de leur nombre. Outre vos besoins, vous devrez également considérer votre budget. Selon ce dernier, vous pouvez opter pour l’achat et l’implémentation au sein de vos systèmes d’information ou pour une solution SaaS auprès d’un fournisseur spécialisé.