La notoriété et le succès d’une entreprise dépendent largement de son organisation interne. S’il revient au Directeur d’imprimer une bonne rigueur d’organisation, sa collaboratrice directe lui est d’une grande aide. L’assistante de direction est la courroie de transmission d’une société. Par sa parfaite maîtrise des outils de communication moderne, elle rapproche son supérieur hiérarchique de ses interlocuteurs. Il est donc important d’attacher du prix à son recrutement.
Qualités d’une assistante de direction
Une bonne assistante de direction doit être organisée. Grâce à sa rigueur, elle parvient à mieux gérer les nombreuses tâches qui lui incombent en les hiérarchisant. Elle doit savoir se faire discrète, car elle est plus proche du Directeur. Elle doit bien garder certains secrets professionnels dont la divulgation pourrait affecter la bonne marche de la société.
L’assistante de direction est la vitrine de la société. Elle doit avoir une bonne présentation physique et le contact facile. Ainsi, elle peut susciter la confiance de potentiels partenaires d’affaires.
Tâches d’une assistante de direction
- Gestion de l’agenda du Directeur d’entreprise : l’assistante de direction est la mémoire du chef d’entreprise. Pour cela, elle doit organiser l’emploi du temps de son supérieur hiérarchique, programmer ses rendez-vous d’affaires et les lui rappeler au besoin. En plus de cela, elle reçoit les appels téléphoniques professionnels et en fait le point à qui de droit.
- Gestion administrative : avec l’évolution du métier, l’assistante de direction est aussi commise aux tâches administratives. Elle assure la gestion des dossiers du personnel et autre document de l’entreprise. L’organisation des archives lui incombe également.
- Gestion des commandes : il revient à l’assistante du Directeur de contacter les fournisseurs pour les commandes. Elle s’assure de l’effectivité des livraisons et de la qualité du produit livré.
- Organisation des réunions : c’est l’une des principales tâches de l’assistante de direction. Elle prend les attaches pour l’effectivité de la séance de travail. Elle assiste son Directeur et assure le secrétariat de la séance dont elle dresse, à la fin, le procès-verbal.
Conditions d’un bon recrutement d’une assistante de direction
Pour recruter une assistante de direction qualifiée, il est nécessaire d’établir des critères précis. Le premier est la formation académique de l’intéressée. Vu la sensibilité du poste, le diplôme minimum requis est un Bac+2. Le mieux aurait été un BTS assistant de direction. Elle doit ensuite maîtriser parfaitement l’outil informatique et être tout au moins bilingue. L’idéal est qu’elle ait quelques connaissances générales en droit, comptabilités et autres.
Recours à un cabinet de recrutement : avantages
Recourir à un cabinet de recrutement en assistanat fait gagner du temps et évite le travail fastidieux de tri des CV aux employés. Ces derniers pourront s’atteler à d’autres tâches. Le cabinet offre une meilleure qualité de sélection parce qu’il a le flair pour détecter la bonne candidature. Mieux, l’entreprise réalise des économies parce qu’elle n’aura pas besoin d’investir dans les annonces et autres canaux de communication. Le risque d’une campagne de recrutement non aboutie est presque nul avec un cabinet d’experts.