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Pourquoi la planification est un facteur-clé dans la réussite des projets ?

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L’organisation d’une journée portes-ouvertes, d’un spectacle ou d’un tournoi de tennis, ce sont des projets qui se préparent plusieurs mois à l’avance. Dans l’équipe d’organisateurs, on retrouve une diversité de compétences et savoir-faire, qui sont mises en commun pour faire avancer le projet étape par étape. La réussite d’un projet s’appuie sur la planification et sur le travail d’équipe, d’où l’intérêt d’utiliser dès le début un agenda partagé.

Pourquoi la planification étape par étape est-elle si importante ?

Un projet, quelle que soit sa nature, est découpé en plusieurs étapes, qui nécessitent chacune la réalisation de différentes tâches et l’intervention de plusieurs membre de l’équipe. Chaque étape doit être réalisée en respectant le délai fixé dès le départ, sinon elle risque d’impacter le déroulement du projet dans son ensemble.

Cependant, dans chaque projet il y a des étapes et des démarches qui prennent plus longtemps que prévu. Pour maîtriser les retards inévitables, il est conseillé de prévoir des marges à chaque étape. C’est-à-dire, anticiper les problèmes qui pourront intervenir à différents moments, préparer des solutions et prévoir les démarches supplémentaires à réaliser. Tout ceci pour maîtriser le bon déroulement du projet dans sa globalité.

L’utilisation d’un agenda partagé devient indispensable

Dans l’organisation d’une projet, l’agenda a pour but d’offrir une vision globale sur son déroulement, l’avancement sur les différentes étapes interdépendantes et la tenue des délais. Elle permet également de mieux évaluer les enjeux, les ressources et les personnes nécessaires à des moments-clés. L’agenda offre aux organisateurs une vue globale sur plusieurs mois, ce qui est très important pour analyser le contexte et anticiper les situations qui peuvent poser problème. Les organisateurs pourront ainsi mieux gérer les imprévus et minimiser leur impact.

La gestion des projets est un travail d’équipe

La réussite d’un projet requiert une multitude de compétences et qualités, qu’on ne peut pas retrouver chez une seule personne. C’est la raison pour laquelle chaque projet réunit une équipe d’organisateurs, qui mettent en commun leur savoir-faire. Ils participent chacun à la réussite de l’équipe, c’est pourquoi il est important qu’ils tiennent un agenda commun. Un agenda partagé en ligne, où chaque membre de l’équipe aura la visibilité complète sur les étapes qui le concerne.

L’agenda partagé permettra de renforcer le sentiment de cohésion et d’impliquer activement chaque membre de l’équipe. L’accès à cet agenda en ligne est très important pour qu’il puisse être mis à jour à tout moment et que tout le monde en soit informé en temps réel. C’est très pratique lorsque certaines personnes sont en déplacement et souhaitèrent partager le déroulement de leurs rendez-vous avec toute l’équipe. Les mises à jour peuvent être effectuées à tout moment, depuis un ordinateur ou un téléphone mobile, à condition d’avoir une connexion Internet.

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